February 24, 2019 / 12:13 AM / 24 days ago

コラム:人生と仕事の「秘密兵器」、達人が教える礼状の書き方

[ニューヨーク 19日 ロイター] - ダイヤル式電話、電動タイプライター、8トラックカセット。世界が目まぐるしく変化する中、私たちは数多くの物が消え去っていくのを目にしてきた。

 2月19日、感謝を伝えつつ、キャリアアップにつながり、人脈が広がる正しい礼状はどうしたら書けるのか。写真は米国の切手。ワシントンで2011年4月撮影(2019年 ロイター/Hyungwon Kang)

だが、今も生きながらえる昔ながらの伝統がある。礼状だ。

手書きで礼状をしたため、数日後に受け取ってもらえることを期待して郵便で送ることは、ばかばかしいほど時代遅れの行為に思われるかもしれない。人材派遣会社アカウンテンプスの調査によれば、ここ最近で礼状を出した求職者は24%にとどまった。

しかし皮肉にも、調査対象となった人事担当者の80%は、そうした礼状が選考時の有益な検討材料になると考えている。

礼状の信奉者は多く、カルト的だ。彼らは人間関係だけでなく、キャリアや収入を助けるものだと断言する。心のこもった礼状は、他者との違いを大いに際立たせる。

マンハッタンに住むクリスティナ・クックマンさんは、礼状の隠れたパワーを知り尽くしている。企業幹部に対するコーチングが仕事のクックマンさんは、毎年200人もの顧客に礼状を送る。

「たった5分と50セント(の切手代)しかかからない。心のこもった手書きのお礼状を受け取って、がっかりするなんて想像できない。直接的な見返りはなくても、絆を深めることができる」と、クックマンさんは言う。

音楽業界で働くクレイトン・デュラントさんは、礼状によって事業パートナーを獲得した。ミュージシャンのマネジメント会社を経営するデュラントさんは、有名なレコードレーベル「ロック・ネイション」で楽曲を手がけ、インディーズ系レーベル「ザ・コード」の代表でもあるアシュリー・ローズさんと提携することで合意した。

事のいきさつはどうだったのか。デュラントさんは、所属するアーティストのレコード制作にザ・コードが関わった後、古風な感謝のカードを送ったのだ。

「歴史が浅いわが社を初の事業パートナーになぜ選んだのか、アシュリーに聞いてみたところ、プロデューサーや作詞家、スタッフ一人一人に送ったお礼状を理由に挙げた」と、デュラントさんは語る。

<送り手の効能>

面白いことに、礼状の最大のメリットは送り手が受ける効能かもしれない。インディアナ大学の2人の教授、ジョエル・ワン氏とジョシュア・ブラウン氏は2016年、不安やうつといった典型的な症状でカウンセリングを受けに来る学生についての研究成果を発表した。

感謝の手紙を書くよう勧められた学生は、1カ月後、3カ月後ともに精神状態が改善したという。効果は時間が経つにつれて高まっていった。「感謝の手紙を一度も書いたことがないのであれば、書いてみることをお勧めする」と、報告書は締めくくっている。

では感謝を伝えつつ、キャリアアップにつながり、人脈が広がる正しい礼状はどうしたら書けるのか。以下にいくつかヒントを挙げた。

●思いもよらないときに書く

結婚祝いに対する感謝など、礼状は人生の節目に出すのが普通と思いがちだが、もっとユニークなタイミングでペンを取れば、何倍もの効果を発揮する可能性がある。

マンハッタンに住むクックマンさんは、最近閉店したレストランの支配人に礼状を送った。そこで婚約パーティーを開いた友人が、店をたたたむ前に思い出の品を手に入れることができるよう、支配人が取り計らってくれたからだ。

●できるだけ個別に送る

わざわざ礼状を書くのに、誰に対しても同じような一般的な内容では目的を達成できない。

だからデュラントさんは、作詞家やプロデューサーの一人一人に送り、個人的なものになるようにしたのだ。「そうしたことで、ビジネスや新人アーティストについて話す機会が増えた」と、デュラントさんは言う。

●切手代を惜しまない

電子メールによる礼状も確かに有効だが、本当に心を込めたものを送りたいなら、文具は重要だ。

「手書きのお礼状は、まさに自分1人のために行われた行為だ」。広告会社を経営し、礼状の「大ファン」だというパトリック・テイラーさんはこう話す。

●簡潔に書く

素晴らしいアメリカ小説を書かなければならないと思って、多くの人が礼状を書くことに尻込みしている。そんなことはない。

クックマンさんは、いかにその人物の功績が素晴らしく、どのような影響を受けたかについて要点をまとめ、4行程度に収めるようにしている。

「できるだけシンプルに」と、クックマンさんはアドバイスする。

*筆者はロイターのコントリビューター。このコラムは個人的見解に基づいて書かれています。

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